Главная / База знаний / Статья
Кадровая безопасность
Что служба безопасности может проверять при приёме на работу по закону
Коротко. Служба безопасности вправе проверить то, что кандидат сам сообщил и предъявил: документы, образование, опыт, а также открытые сведения о судах, долгах и участии в компаниях. Для этого нужно его письменное согласие на обработку персональных данных, а сведения от третьих лиц, например от прошлого работодателя, получают только после отдельного уведомления и согласия. Спрашивать о политических и религиозных взглядах и частной жизни нельзя.
Что кандидат обязан предъявить
По ст. 65 ТК РФ при приёме на работу кандидат предъявляет:
- паспорт;
- трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности;
- документ о регистрации в системе индивидуального учёта (СНИЛС);
- документы воинского учёта, если он военнообязанный;
- документ об образовании или квалификации, если работа этого требует;
- справку о наличии или отсутствии судимости, если закон требует её для этой работы.
Проверить подлинность этих документов и сведений в них служба безопасности вправе.
Что можно проверить с согласия кандидата
| Что | Как |
|---|---|
| Подлинность паспорта | Сервис МВД о недействительных паспортах |
| ИНН и участие в компаниях | ЕГРЮЛ и ЕГРИП |
| Суды | Картотека арбитражных дел, ГАС «Правосудие» |
| Долги | Банк данных исполнительных производств ФССП |
| Банкротство | Федресурс |
| Образование | Запрос в учебное заведение, реестр дипломов |
| Прошлые места работы | Звонок или запрос прошлому работодателю, только с отдельным согласием |
| Публичная активность | Открытые публикации в интернете и соцсетях |
| Конфликт интересов | Участие в компаниях контрагентов и конкурентов |
Правила, которые нельзя нарушать
- Согласие обязательно. Берите у кандидата письменное согласие на обработку персональных данных. С 1 сентября 2025 года его оформляют отдельным документом.
- Данные от третьих лиц только с уведомлением и согласием. Если сведения можно получить только у третьей стороны, кандидата уведомляют об этом заранее и получают его письменное согласие (ст. 86 ТК РФ).
- Нельзя собирать лишнее. Работодатель не вправе получать сведения о политических, религиозных и иных убеждениях и о частной жизни, а также о членстве в общественных объединениях (ст. 86 ТК РФ).
- Судимость проверяют по справке. Справку о наличии или отсутствии судимости кандидат получает сам через МВД или Госуслуги. Работодатель запросить её напрямую не может.
- Данные храним и уничтожаем по правилам. Срок хранения указываем в согласии. Если кандидата не взяли, данные уничтожаем, когда цель достигнута.
Как законно отказать
Отказать можно только по деловым качествам кандидата. Отказ по полу, возрасту, национальности, месту жительства и другим обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами, запрещён (ст. 64 ТК РФ). Если кандидат письменно попросит объяснить отказ, причину нужно сообщить письменно не позже чем через 7 рабочих дней.
Поэтому результаты проверки формулируют через деловые качества: несоответствие заявленного опыта, недостоверные сведения в резюме, конфликт интересов с работой в компании.
Как выстроить проверку
- Опишите в локальном акте, какие должности и как проверяются.
- Разделите проверку по уровням: базовая для всех, расширенная для доступа к деньгам и данным, углублённая для руководителей.
- Предупреждайте кандидата о проверке заранее. Честного это не пугает.
- Оформляйте результат письменным отчётом. Устное «не рекомендуем» ничего не объясняет и ничем не подтверждено.
Источники
Частые вопросы
Можно ли смотреть соцсети кандидата?
Открытые публикации смотреть можно, если анализ публичной активности указан в согласии и нужен для оценки деловых качеств. Лезть в закрытые профили и частную жизнь нельзя.
Можно ли позвонить прошлому работодателю без согласия кандидата?
Нет. Сведения от третьих лиц получают только после того, как кандидата уведомили и он дал письменное согласие.
Обязаны ли мы объяснять отказ?
Если кандидат письменно попросит, причину отказа нужно сообщить письменно в течение 7 рабочих дней.
Сколько хранить данные кандидатов, которых не взяли?
Не дольше, чем нужно для цели, указанной в согласии. Если хотите сохранить резюме в кадровом резерве, на это нужно отдельное согласие.
